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Le courrier collectif

En bref

Voici un résumé en quelque points de l'essentiel de ce qu'il faut savoir pour envoyer des annonces collectives aux élèves. Nous recommandons évidemment la lecture complète de cette page si vous en avez le temps.

La liste tous@clipper
L'ENS met à disposition une liste tous@clipper.ens.fr, servant à faire passer toutes les annonces concernant la vie à l'école (clubs, conférences et séminaires, etc.). Des listes plus spécifiques lettres@clipper.ens.fr et sciences@clipper.ens.fr sont également disponibles.
Transmis ou publié
Tous les courriers envoyés sur les listes collectives ne sont pas transmis, pour des raisons évidentes d'encombrement des boites aux lettres des élèves. Les annonces qui ne sont pas transmises sont publiées sur le blog des élèves, et sont intégrées au récapitulatif hebdomadaire qui est envoyé en début de chaque semaine. Touts les annonces sont les bienvenues et doivent être envoyées à tous@clipper.ens.fr, même si elles n'ont pas vocation à être transmises directement à tous.
Deadline pour les annonces !
Attention à envoyer votre annonce au plus tard le dimanche précédant l'évènement, pour qu'elle puisse apparaître dans au moins un récap !
Clubs
Les clubs peuvent envoyer un e-mail par année qui sera transmis à tous les élèves, dans lequel il doivent se présenter et proposer un moyen de communication spécifique pour le reste de l'année, par exemple une liste sympa ou un blog élève.
Communiquer avec l'équipe de modération
L'équipe de modération peut répondre à vos questions envoyées à l'adresse moderators@clipper.ens.fr. Nous vous demandons de ne pas envoyer vos annonces à cette adresse !
Qui sont les modérateurs ?
La modération est une équipe d'élèves volontaires de l'ENS, qui prennent sur leur temps libre pour faire fonctionner le système. À ce titre, il est normal que le traitement de vos courriers ne soit pas immédiat ! Par ailleurs, toute personne motivée peut demander à intégrer l'équipe de modération.

Principes de la modération

On appelle ici « courrier collectif » tout courrier envoyé à un alias tel que eleves@clipper ou encore litt15@clipper. À l'ENS, le courrier collectif est modéré, c'est-à-dire qu'il n'est transmis qu'une fois approuvé par une équipe de modération. La modération est assurée par Jacques Beigbeder (plus connu sous le nom de « Beig »), responsable du SPI, et par une équipe de modérateurs élèves.

Lorsque vous envoyez un courriel à un alias, il est d'abord transmis aux modérateurs qui décident s'il est pertinent ou non de le transmettre. S'il n'est pas transmis, vous serez normalement averti par un courriel de refus. En cas de question ou de problème, vous pouvez contacter la modération en écrivant à moderators@clipper.

Pourquoi la modération ?

La modération se justifie par des raisons techniques : À l'ENS, le courrier de tous les utilisateurs d'un compte clipper est stocké sur un disque commun. Pour les comptes anciens, il s'agit de boîtes au format mbox stockées dans la partition /var/mail. Pour les comptes depuis 2014, il s'agit de boîtes au format Maildir stockées dans /d.

Si un disque collectif est plein, plus personne ne peut ni envoyer, ni recevoir de message. Un des buts de la modération est d'empêcher les disques de se remplir trop rapidement.

Au passage, on vous rappelle la commande df qui vous permet de voir l'état d'un disque. Ainsi, pour vérifier où en est /var/mail :

sas ~ $ df /var/mail
Filesystem            kbytes    used   avail capacity  Mounted on
/dev/dsk/c0t0d0s6    3595709 3291260  268492    93%    /var/mail

sas ~ $ df /d
Filesystem            1K-blocks       Used   Available Use% Mounted on
kvm11.spi.ens.fr:/a 2113787904K 642279424K 1364133888K  33% /d

Ceci vous indique qu'il ne reste que 7% d'espace libre sur le disque collectif... Or le courrier collectif coûte cher en ressources. Imaginons un courrier de 10Ko envoyé à eleves@clipper. Cet alias regroupe plus de 1500 personnes. À l'arrivée, on a un courrier qui pèse plus de 15Mo sur le disque réservé au courrier. La modération permet en outre de bloquer le spam adressé aux alias collectifs de l'École, ce qui gagne de la place disque et vous évite d'être (trop) inondé.

La modération, outre son importance technique, permet également d'éviter de submerger les gens de messages mal ciblés, sans intérêt, ou simplement trop nombreux.

Comment est-ce que ça se passe ?

Prenons un exemple : vous souhaitez envoyer un courrier à votre promotion littéraire. Il suffit d'adresser votre courrier directement à l'adresse concernée. Votre courrier arrivera chez les modérateurs qui devront statuer sur son compte. Trois possibilités :

Courrier accepté.
Votre courrier est transmis.
Courrier refusé.
Votre courrier est ignoré, il ne sera ni transmis à l'alias proposé ni posté sur /tous/. C'est typiquement le cas pour les spams, les erreurs manifestes (réponse à l'alias collectif au lieu de répondre seulement à l'expéditeur du courrier) ou les courriers farfelus. Vous devriez recevoir un message vous indiquant le refus, mais ce n'est pas une garantie ; si vous avez un doute, contactez les modérateurs.
Courrier publié.
Votre courrier n'est pas envoyé mais posté sur /tous/

Les modérateurs peuvent également vous demander des précisions, vous signaler une erreur (vous avez écrit à litt@clipper alors que ça ne concerne que les littéraires 2002, cf. infra les alias disponibles), etc. Attention, les modérateurs ne peuvent pas modifier ou corriger vos messages. Si nous vous demandons d'effectuer des changements ou de transmettre à un autre alias, il faut envoyer un nouveau courriel.

Critères de modération

La modération ne doit pas être une censure. Elle se fait dans l'objectif d'économiser de la place disque et d'éviter d'inonder les utilisateurs de trop nombreux mails. De manière générale, quand un modérateur a un doute sur le sort du message, il se concerte avec les autres modérateurs et ils procèdent à un vote. Il n'existe pas de règles strictes pour la modération, la prise de décision dépend plutôt de chaque cas. Néanmoins, quelques grands critères peuvent être dégagés :

Pertinence des destinataires

Chaque courrier doit être adressé le plus précisément possible (cf. ci-dessous la partie sur les alias). Si un message ne concerne que les physiciens, il doit être adressé aux physiciens uniquement et non à eleves@clipper. De la même manière, les messages personnels (type petites annonces) sont prohibés sur les listes collectives.

Légèreté

Le courrier doit être le plus léger possible. Les pièces jointes sont interdites. Si vous avez absolument besoin de transmettre un fichier, reportez-vous à [1].

Lisibilité

Votre courrier doit être lisible par tous. Si vous utilisez un logiciel de mail graphique (Outlook Express, Eudora...), vérifiez votre configuration pour que vos envois soient en texte brut (pas de copie en HTML, inutile donc nuisible) sans encodage exotique (pas de quoted-printable en particulier). Si vous avez besoin d'aide à ce sujet, reportez-vous au guide sur le format des messages sous Outlook Express des WinTuteurs.

Communications autorisées

Le courrier collectif est normalement réservé à l'administration, au corps enseignant et aux élèves, dans le cadre d'activités concernant directement l'école :

Les différents groupes et associations de l'école peuvent occasionnellement envoyer des mails sur les listes collectives, à conditions que ceux-ci concernent plus que leurs membres propres et qu'ils aient un intérêt informatif.

Ainsi, on autorise aux groupes et associations de l'école un courrier collectif par an, pour se présenter.

Les différents élus de l'école ont le droit d'envoyer des mails en rapport avec leurs statuts d'élus.

Principe de neutralité

Ajoutons que le courrier collectif n'a pas vocation à être un lieu de débat. Par conséquent tout message purement polémique (ne rentrant pas dans le cadre des communications autorisées - c'est à dire informatif et en rapport direct avec l'école) est refusé. Encore une fois, il ne s'agit pas de censurer mais d'éviter des flots de réponses (baptisés « droit de réponse » par leurs auteurs) sur un alias collectif. Si vous voulez discuter politique ou autre, faites-le en privé.

Dans tous les cas, chacun doit faire preuve de la plus grande correction à l'égard de ses interlocuteurs dans tous les échanges électroniques. D'autres médias sont à votre disposition (BOcal) si votre message ne remplit pas ces critères.

Les alias

Alias @clipper

Ces alias sont modérés par les modérateurs élèves.

Alias généraux

tous@clipper
Concerne les élèves, les CST, les étudiants, les pensionnaires étrangers et les jeunes archicubes (environ 2000 personnes).
guests@clipper
Concerne les gens de passage pour un an, comme les pensionnaires étrangers.

Alias de promo

Très basiques : c'est phy@clipper pour toucher tous les physiciens, ou encore 15@clipper pour toucher la promotion 2015.

Pour les disciplines, existent : maths, phy, bio, litt, informatique (à la place de l'obsolète info@clipper, qui attirait plus de spam que de vrai courrier), geologie.

Un cas un peu particulier est sciences@clipper qui touche tous les scientifiques et litt@clipper qui touche tous les littéraires.

Alias fins

La plus grande partie d'entre eux consiste à spécifier une promo à un alias de spécialité. Exemple : vous voulez toucher les matheux 2015, vous utilisez maths15. Pour les physiciens 2014, ce sera phy14. Il est à noter que les alias bioXX@clipper et bio@clipper renvoient directement vers l'équivalent vers horus, le serveur du magistère de biologie. Ces alias sur horus sont gérés par Pierre Vincens.

Alias @ens

La modération de ces alias est d'abord effectuée par une équipe qui ne comprend pas les modérateurs élèves, et, si le message est accepté, passe par l'équipe des modérateurs élèves pour décider de transmettre ou non le message sur tous@clipper.

tous@ens
Concerne les élèves, l'administration, les enseignants, bref tous les comptes de toutes les machines de l'ENS (environ 5000 personnes). À utiliser avec précaution.
eleves@ens
Concerne exclusivement les normaliens en scolarité (environ 1000 personnes).
eapd@ens
Concerne les étudiants admis à préparer le diplôme (environ 360 personnes).

La liste complète des alias fins se trouve dans la documentation du SPI (disponible uniquement à partir de l'ENS).

Vous pouvez savoir dans quels alias vous vous trouvez avec la commande moncompte (à exécuter dans un terminal depuis un poste en salle informatique). Vous pouvez consulter la liste des alias de clipper et les personnes qu'ils touchent en regradant dans le répertoire /usr/local/lib/mail/aliases/.

Adresses non gérées par la modération

La modération ne gère pas :

Les listes SYMPA.
Il s'agit de listes @ens.fr crées par le SPI (le plus souvent pour des clubs) et gérées par le système SYMPA. Deux systèmes SYMPA coexistent à l'ENS : l'ancien (sympa@ens.fr) voué à disparaître, et le nouveau https://lists.ens.fr/wws. Elles sont parfois modérées par le responsable de la liste (et non par les modérateurs élèves).
Les listes quatramaran.
Ces listes @quatramaran.salle-s.org sont utilisés par certains clubs et sont gérées par le quatramaran, une machine appartenant à d'anciens élèves. Elles sont parfois modérées par le responsable de la liste (mais jamais par les modérateurs élèves).
Les faux alias clipper.
Certains alias tels que celui de tuteurs correspondent en réalité à de véritables comptes clipper. Les messages leur sont donc transmis directement, sans modération.
Le mail personnel.
Évidemment, vos messages personnels sont transmis sans que la modération les lise ou les approuve.

Foire aux questions

Je suis un responsable de club/séminaire. Concrètement, que dois-je faire ?

Commencez par mettre en place une liste de diffusion (à demander au SPI). Ensuite, il vous choisir sur quelle liste envoyer ce message : sciences@ s'il s'agit d'un message à destination des scientifiques, lettres@ si c'est pour les littéraires, 14@ pour toucher la promotion entrée en 2014, etc. Il est important de bien choisir votre public afin de limiter le nombre de message. Dans votre courriel de présentation, n'oubliez pas de fournir l'adresse de votre liste de diffusion pour ceux qui désirent en savoir plus.

Vous pouvez aussi, bien entendu, faire passer vos annonces sur la page /tous/.

Hier un courrier du club « Tours Eiffel en allumettes », aujourd'hui un du club « Cuisine à la crème », j'en ai marre de me faire spammer !

Si vous trouvez que vous recevez trop de messages de certains expéditeurs, vous pouvez contacter la modération. Cependant, en cas de désaccord persistant, il vous faudra peut-être vous adresser à l'expéditeur du message. Vous pouvez aussi filtrer les messages de cet expéditeur à l'aide de procmail.

La modération, c'est de la censure fasciste ! On est en démocratie quand même !

Rappelons que vous avez signé une charte concernant l'utilisation des moyens informatiques de l'École, donc vos droits sont déjà restreints. Ensuite, les modérateurs font ce travail sur demande du SPI qui n'a pas le temps de s'en occuper. Enfin, la modération se fait sur des critères techniques et pas à la tête du client.

J'ai envoyé un message super urgent il y a 3h et ça n'est toujours pas passé !

L'utilisation du courrier collectif pour des messages urgents n'est pas recommandé. D'une part, les élèves ne consultent pas forcément leur mail avec une régularité suffisante pour être informés à temps. D'autre part, la modération étant assurée par des élèves bénévoles sans garantie de disponibilité, votre message ne sera pas transmis avant qu'un modérateur ait le temps d'en prendre connaissance.

Je ne comprends pas, j'ai envoyé mon courrier il y a plus d'une semaine et je ne le vois pas dans ma mailbox.

Il arrive que certains courriels échappent à l'attention des modérateurs. Si vous n'avez pas vu passer votre courriel, que vous n'avez pas reçu de message de refus, et que votre envoi date d'il y a plusieurs jours, vous pouvez contacter les modérateurs pour leur demander ce qui se passe.

J'ai fait une erreur, comment puis-je annuler ou corriger mon message ?

S'il a déjà été transmis, c'est bien évidemment trop tard. Sinon, contactez immédiatement moderators@clipper en indiquant le message concerné pour que nous ne le transmettions pas. Si vous souhaitez envoyer une nouvelle version du message en remplacement, envoyez-la à l'alias, pas aux modérateurs.

Notes

[1] Évitez les formats difficilement lisibles à l'École, tels que Word ou Excel, qui de plus sont très volumineux : préférez le texte brut, le HTML ou au pire le PDF). Pour communiquer à vos correspondants l'emplacement d'un fichier, utilisez l'une des deux solutions suivantes :

Reportez-vous à cette page pour plus d'informations sur les pages élèves.

Auteurs : Marie-Lan Nguyen, Antoine Amarilli, Sandro Franceschi, Guillaume Seguin, Alex Auvolat. Dernière modification : 2014-10-26 par Antoine Amarilli.